Talepyolu'na geçmeyi düşünen ekiplerin en sık sorduğu sorular burada: Excel'den geçiş, müşteri listesini aktarma, kurulum, verinin nerede tutulduğu ve roller. Yanıtlar ürünün bugünkü davranışını anlatır; sizin sürecinize özgü sorular için görüşme isteyebilirsiniz.
Geçiş ve veri aktarımı
Excel'deki müşteri listemizi Talepyolu'na nasıl aktarırız?
Liste .xlsx, .xls ya da .csv dosyası olarak yüklenir. Sistem başlık satırına bakıp sütunları tahmin eder; tahmin yalnız bir öneridir, eşleştirme ekranında görüp düzeltirsiniz. Türkçe başlıklar da tanınır. İsterseniz hazır içe aktarma şablonunu indirip doldurabilirsiniz; şablondaki telefon sütunu metin biçimindedir, baştaki sıfır kaybolmaz.
İçe aktarma mevcut kayıtlarımızı bozar mı?
Mevcut veri ezilmez. Satırdaki kişi önce e-posta adresiyle, bulunamazsa telefonla aranır. Kişi zaten kayıtlıysa yalnız boş alanları doldurulur; dolu bir alanın üzerine yazılmaz. Kişi bulunamazsa yeni kayıt açılır. Kişinin o birimde fırsatı yoksa süreç şablonunun giriş aşamasında bir fırsat açılır.
Hatalı ya da eksik satırlar ne olur?
E-postası ve telefonu ikisi birden eksik ya da geçersiz olan satır ve adı boş olan satır alınmaz. Telefonu tanınmayan ama e-postası geçerli olan satır alınır, telefon boş bırakılır ve uyarı verilir. Aktarım sonunda eklenen, güncellenen, ayıklanan ve hatalı satır sayıları özetlenir; hatalı ve uyarılı satırlar satır numarasıyla listelenir.
"Bana yazmayın" diyen kişiler listemizde varsa?
Ayıklama listesindeki bir kişi için içe aktarmada ne kişi ne fırsat açılır. Böylece ileti almak istemediğini bildirmiş biri bir Excel dosyasıyla sisteme yeniden girmez.
Eğitim grupları ve üye listeleri de aktarılabilir mi?
Evet. Gruplar ve grup öğrencileri ayrı bir Excel şablonuyla girilir. Dosya önce satır satır hata gösteren bir önizlemeden geçer, onaylarsanız kaydedilir. Aynı grup kodu yeniden gelirse grup güncellenir; içinde öğrenci olabileceği için Excel ile grup silinmez.
Web sitemizdeki geçmiş başvuru ve siparişler ne olur?
Geçmiş başvuru ve siparişler kurulum sırasında içeri alınabilir. Kişinin eklenme tarihi aktarım günü olarak değil, sitedeki ilk temas anı olarak yazılır; böylece listeler gerçek geçmişi gösterir.
Aynı kişi iki farklı adresle iki kez kaydedilmişse?
Olası çift profiller ayrı bir listede gösterilir. Birleştirme önizlemeyle yapılır: kayıtlar ana profile taşınır, ikinci profil silinmeden kapanır ve adresleri ana profile eklenir. Birleştirmenin geri alması yoktur.
Kurulum ve bağlantılar
Kurulum nasıl ilerler?
Üç adımda: kanallarınız bağlanır ve geçmiş listeler içeri alınır; birimler, roller ve dağıtım kuralları ekibinize göre kurulur; ardından ekip masada çalışmaya başlar. Hazır modüller olduğu gibi gelir, akış sizin sürecinize göre kurgulanır. Süre bağlanacak kanal sayısına ve aktarılacak veriye göre değişir; ihtiyaç görüşmesinde birlikte planlanır.
Hangi kanallar bağlanabilir?
Web formları ve site siparişleri, Microsoft 365 ya da IMAP/SMTP destekleyen kurumsal e-posta kutuları, WhatsApp Business numarası, desteklenen bir SMS sağlayıcısı ve imzalı takip uçlarıyla bağlanan bir çağrı merkezi paneli (notlar ve aramalar iki yönlü akar). Bağlantılar birim bazında kurulur; her birimin kendi posta kutusu olabilir.
Satış süreci aşamalarını kendimize göre değiştirebilir miyiz?
Evet, kurulumda. Fırsat aşamaları ve aşamalar arası geçişler koda gömülü değildir; birimin süreç şablonunda, veritabanında tanımlanır. Şablon ekrandan düzenlenmez, kurulumda sizin sürecinize göre hazırlanır; sonradan değiştiğinde kod değişmez. Roller ve rollerin yetkileri ise ekrandan düzenlenir.
Verinin yeri ve güvenlik
Verilerimiz nerede tutulur?
Uygulama ve veritabanı standart bir Linux sunucusunda çalışır. Kurulum belgesi sunucunun ve yedeklerin Türkiye'de, kurumun kendi altyapısında olmasını önerir; kurulum betikleri veritabanı ve dosyalar için gece yedeğini de kurar. Yedeğin sunucu dışına alınması kurumun yedekleme düzeninin işidir.
Yurt dışına veri gider mi?
Bağladığınız dış hizmetler kendi altyapılarında çalışır: e-posta hizmetiniz, WhatsApp Business ve SMS sağlayıcınız gibi. Yapay zekâ özellikleri (gelen yanıtın sınıflandırılması, yanıt ve kampanya metni önerileri gibi) isteğe bağlıdır ve bir yapay zekâ anahtarı tanımlanmadıkça kapalıdır. Açıkken örneğin gelen e-postaların konusu ve gövdesinin bir kısmı yurt dışındaki bir yapay zekâ hizmetine gönderilir. Kapalıyken sınıflandırma kural tabanlı çalışır. Bu aktarımları KVKK açısından kendi politikanıza göre değerlendirmeniz gerekir; bu yanıt hukuki danışmanlık değildir.
Hassas bilgiler nasıl saklanır?
Kimlik numarası, fatura bilgileri, teslimat adresi, iade için verilen IBAN ve posta kutusu bağlantı bilgileri gibi alanlar veritabanında şifreli tutulur.
Saklama süresi dolan kişi kayıtları ne olur?
Açık fırsatı ve süren dizisi olmayan, son hareketinden birimin saklama süresi ve son izin kaydından kanıt saklama süresi geçmiş kişiler anonimleştirilebilir. Bu özellik ilk kurulumda yalnız sayım yapar; açıkça etkinleştirilmeden kimseyi anonimleştirmez. Anonimleştirme geri alınamaz.
Roller ve kullanıcılar
Kullanıcılar nasıl giriş yapar?
Kurumsal Microsoft 365 hesabıyla. Kullanıcı ilk girişte kendiliğinden açılır ama hiçbir veri ekranını göremez; yetkiyi merkez yöneticisi birim ve rol vererek tanımlar.
Hangi roller var?
Başlangıçta birim yöneticisi, fırsat uzmanı, kapatıcı ve izleyici rolleri gelir. Birim yöneticisi kampanyayı onaylar; fırsat uzmanı kampanya yazar ama yayına alamaz; kapatıcı kendine düşen fırsatı yürütür; izleyici yalnız okur. Dış ajanslar için yalnız reklam raporunu gören, kişi bilgisini görmeyen bir rol de vardır. Rollerin adı ve yetkileri ekrandan değiştirilebilir, yeni rol eklenebilir.
Bir birim başka birimin verisini görebilir mi?
Fırsatlarını göremez. Kullanıcı yalnız rolü olan birimlerin fırsatlarını görür; bir kişi kartını da ancak kişinin bu birimlerden birinde fırsatı ya da sınav kaydı varsa açar. Merkez yöneticisi bütün birimleri yönetir; merkez izleyicisi her yeri görür ama hiçbir kaydı değiştiremez.
Kimin neyi değiştirdiği izlenebilir mi?
Evet. Kritik işlemler kim, ne zaman ve neyi değiştirdi bilgisiyle denetim kaydına yazılır. Onay ve ret kayıtları da silinmeyen kanıt satırları olarak tutulur.
Kanalların ayrıntısı için çok kanallı talep yönetimi, izin kuralları için izinli kampanya gönderimi, eğitim akışı için eğitim kurumları sayfasına bakın.