Eğitim kurumları için CRM: başvurudan belgeye tek akış

Kurs, sertifika programı ya da dil eğitimi veren bir kurumda aday talebi web formundan, WhatsApp'tan, ortak e-posta kutusundan ve telefondan gelir. Kayıt, ödeme ve grup bilgisi ise çoğu zaman ayrı Excel dosyalarında yürür. Talepyolu bu zinciri tek kişi kartında birleştiren bir talep yönetimi ve CRM masasıdır: öğrenci adayının ilk sorusundan belgesini teslim alana kadar her adım aynı kayıtta birikir.

Bu sayfadaki akış, gerçek bir eğitim kurumunun günlük işinde kullanılan modüllere dayanır. Kurumun adı ve iç ayrıntıları paylaşılmaz; sizin süreciniz farklıysa modüller ona göre kurgulanır.

Öğrenci adayı takibi: başvuru ve ön kayıt tek yerde

Web sitenizdeki başvuru ve ön kayıt formları Talepyolu'na imzalı bir bağlantıyla gönderilir. Her başvuru bir kişi kartına bağlanır; kişinin o birimde ve dönemde fırsatı yoksa yeni bir fırsat açılır. Fırsat kişi, birim ve dönem üçlüsüyle tutulduğu için aynı kişinin başka birimlerdeki ya da başka dönemlerdeki başvuruları ayrı fırsatlarda izlenir. Başvuru ayrıca gelen kutusuna "Form" iletisi olarak düşer; birimin posta kutusu bağlıysa ekip yanıtı oradan e-postayla verir.

Kişi önce e-posta adresiyle, bulunamazsa telefonla aranır. E-posta bir kişiye, telefon başka birine çıkıyorsa ya da aynı telefon birden çok kişide kayıtlıysa başvuru bekletilir; mevcut kişiye mi bağlanacağına yoksa ayrı kişi mi açılacağına yetkili bir kullanıcı karar verir. Eşleştirme kurallarının ayrıntısı çok kanallı talep yönetimi sayfasında.

Doğru danışmana, doğru sırayla

Yeni adayın bu birimde zaten bir sorumlusu varsa talep ona gider. Yoksa uzmanlık havuzunda ya da genel karşılama havuzunda sıradaki kişiye düşer; o gün izinde olan ya da müsait olmayan personel atlanır. Yanıt gelen konuşma için "yanıtı değerlendir" görevi açılır ve son tarihi birimin ilk dönüş süresi ayarından hesaplanır.

Kurs kayıt takip programı: ödemeden gruba

Siteden gelen siparişler ve ödeme durumu kişi kartında görünür. Havale ya da EFT ödemesinde yüklenen dekont sunucuda okunur; sipariş referansı, tutar ve alıcı IBAN'ı karşılaştırılır. Biri bile tutmazsa dekont "incele" olarak işaretlenir ve personelin önüne düşer. Bu karşılaştırma banka hesabındaki tahsilatı doğrulamaz, yalnız personelin işini hızlandırır.

• Grup ataması: ödenen her eğitim kalemi için o eğitimin grupları başlangıç tarihine göre sıralanıp önerilir; dolu grup listede görünür ama seçilemez. Atamayı personel yapar, öneri kaydı kendiliğinden değiştirmez.
• Kursiyer tercihi: kursiyerin sitede seçtiği grup ya da sınav tarihi onay kuyruğuna düşer; personel onaylar ya da reddeder.
• Değişiklik talebi: grup ya da sınav günü değişikliği kurala bağlıdır. Hak ürün başına bir kezdir; reddedilen talep hakkı bitirmez.
• Toplu giriş: gruplar ve grup öğrencileri Excel şablonuyla girilebilir. Dosya önce satır satır hata gösteren bir önizlemeden geçer, onaydan sonra kaydedilir.

Katılım, sınav ve belge takibi

Canlı ders katılımı, dersin katılım raporu yüklenerek ders bazında kişiye işlenir; desteklenen rapor biçimi Microsoft Teams katılım raporudur. Kayıttan izleme de hesaba katılır. Rapordaki satır grubun üyeleriyle, e-posta adresinden ya da grupta tek olan ad soyaddan eşleşir; eşleşmeyen satırlar ayrı bir listede kalır, tahminle bir kişiye yazılmaz.

Sınav içeren programlarda ödenen sınav kalemi kişiyi ilgili sınav dönemine kaydeder. Sınav sertifikasının teslim aşamaları da kişi kartında izlenir; teslimde teslim alanın adı, tarih ve teslim eden personel kaydedilir. Anketler kademeli gönderilir: günlük kişi sınırı belirlenir, istenirse yanıtlamayana bir kez hatırlatma gider.

Fatura ve iade adımları

Siteden gelen fatura talebi birimin posta kutusundan muhasebeye e-postayla iletilir. Muhasebenin tek PDF ekli yanıtı doğru taleple eşleşir ve fatura "hazır" olur; PDF eki yoksa ya da birden fazlaysa kayıt elle bakılmak üzere işaretlenir. İade taleplerinde karar personelin onay ekranındadır, para iadesi muhasebe tarafından elle yapılır.

Duyurular ve iletişim izni

Ders duyurusu kampanyadan bağımsızdır; grubu olan eğitimlerde yalnız seçilen gruplarda kayıtlı üyelere gider. Duyuru ve bildirim iletileri 09:00–21:30 dışında çıkmaz, sabaha ertelenir. Ticari iletiler ayrı kurallara tabidir: izin kanal bazında tutulur ve gönderim anında denetlenir. 18 yaşından küçük olabilecek adaylarda onayın veliden alınmış olması aranır. Ayrıntılar izinli kampanya gönderimi sayfasında.

Birimler ayrı, kişi kartı ortak

Farklı programları yürüten birimler kendi fırsatlarını, kampanyalarını ve posta kutularını yönetir; bir birimin kullanıcısı başka birimin fırsatını göremez. Kişi kaydı ise ortaktır, aynı kişi iki birimde iki ayrı kart olarak açılmaz. Kurumsal eğitim satışı da aynı masada yürür: kurum kartı, karar vericiler ve takvime konan görüşmeler fırsata bağlanır.